Kurz +knapp
Projektmanagement schnell + einfach + effizient für kleine und mittlere Projekte mit der Tabellenkalkulation. Unprofessionell ohne spezielle PM-Software? Nein! Professionell, da aus der Tabellenkalkulation rausgekitzelt wurde, was sie kann.
Hören: der Podcast hier
Lesen: hier ist der entsprechende Artikel Schauen + Laufen + Entdecken: wir zeigen Ihnen wie die 7 Tabellenblätter funktionieren in 7 kleinen Videos (max. 15 min). Zusätzlich gibt es konkrete umsetzbare Tipps + Tools wie ein Projekt als Start für eine Kompetenzentwicklung der Mitarbeiter genutzt werden kann.
Wo? Auf der NOWHERE. Sie kennen unsere Raumstation im digitalen Universum noch nicht? Hier gibt es Infos und hier geht es direkt zum Startplatz
Download: als LibreOffice LO Datei oder als Excel-Datei Um die Bots vom Download auszuschließen, ist der Download Passwort-geschützt: Projektplan
Zusammenfassung
Ein nicht zu großes aber wichtiges Projekt steht zur Realisation an. Natürlich drängt die Zeit wie immer. Natürlich sind die technischen Aspekte viel interessanter als die Projektplanung. …und dann ist da noch die Projekt-Software.
Bei meinem Kollegen Klaus sah das früher so aus:
- Deine Projekt-Software (PS) ist nicht selbsterklärend und schon gar nicht intuitiv bedienbar. Lohnt es sich für dieses Projekt mich da wieder einzuarbeiten?
- Wozu brauche ich denn jetzt diese ganzen Tools? Die Kontaktdaten der Beteiligten habe ich im Mailprogramm, ich muss keine Ressourcen sondern Lieferzeiten planen, wozu hierbei Collaborationstools usw. usw.
- Die Kostenkalkulation geht viel schneller in der Tabellenkalkulation. Und eine Aufgabenliste kann ich da auch erstellen….
- Und überhaupt haben alle Beteiligten eine Tabellenkalkulation und können damit umgehen, daher ist der Datenaustausch viel einfacher.
… und zack wurde die Tabellenkalkulation zum Projektmanagement verbogen.
Der schnelle und einfache Start hat sich aber häufig im Projekt gerächt. Die einzelnen Tabellen mussten gepflegt / aktualisiert werden. Zusätzlich mussten die Daten für jedes Projektmeetung aufbereitet werden. Diese Arbeiten fallen natürlich genau dann an, wenn Klaus eigentlich was wichtigeres zu tun hätte.
Ist Ihnen das auch schon passiert?
Nun wir haben uns zusammengesetzt und die Fragen diskutiert:
Was brauche ich wirklich um ein mittelgroßes Galvanoprojekt erfolgreich zu realisieren?
Geht das auch komfortabel mit der Tabellenkalkulation?
Hier die 7 wesentlichen Dinge bei Galvanoprojekten und wie sie für Praxis gestaltet sein müssen.
… und so haben wir das realisiert:
Mit einem Klick sehen Sie die Details.
Dashboard
Die Übersicht, das Dashboard
Die wichtigsten Fakten zum Projekt sind übersichtlich und aktuell im Dashboard.
- Projektlaufzeit mit Anzeige der verbleibenden Laufzeit
- Budget mit Anzeige des Restbudgets
- Taskübersicht: überfällig, im Zeitplan, Verantwortlicher
- Gantt-Diagramm
- Top 10 der aktuellen Aufgabenlist
- Kostenverteilung im Projektbeteiligt
- TOP 5 der Kostenüberschreitung
- Diagramm Kosten soll-ist der einzelnen Projektschritte
- Risiken mit Bewertung
- Top 5 der Risiken mit dem höchsten Risikowert
Basisdaten
Eingabe Projektdaten
Hier werden alle Basisdaten zum Projekt eingegeben. Von hier aus werden die Daten in andere Tabellenblätter übernommen wie z. B. die Projektbeteiligten in das RACI-Blatt, das Gesamtbudget zur Berechnung des Soll-Ist Vergleich im Dashboard.
Zeitplan
Aufgaben + Daten
Wie üblich werden die Tasks / Aufgaben / Projektschritte aufgelistet und das Anfangs- und geplante Enddatum angegeben. Als Datenpflege kann / soll der Fortschritt in den einzelnen Tasks angegeben werden.
Hieraus wird das Gantt-Diagramm berechnet. Im Dashboard werden zusätzlich die TOP 5 der aktuell laufenden Tasks angezeigt. Die werden übrigens noch mit den Verantwortlichen aus dem Blatt RACI verknüpft.
Das Gantt-Diagramm
Der Zeitplan als Gantt-Diagramm
Das Gantt-Diagramm zeigt den Beginn einer Aufgabe, den geplanten Endzeitunkt, die noch verbleibende Zeit und ob es eine Zeitüberschreitung gibt. Mit jeder Eingabe im Tabellenblatt Zeitplan wird das Diagramm aktualisiert. Zusätzlich erscheint das Diagramm im Dashboard.
Kosten
Kostenüberschreitungen früh kennen
Die Kosten werden je Teilprojekt aufgelistet. Zusätzlich können eigene Kategorien wie Lieferanten, Baukosten, Montage o.ä. vergeben werden.
Es werden die geplanten / kalkulierten Kosten und die real anfallenden Kosten eingegeben. Bereits im Blatt wird ausgewertet in Form einer Ampel, ob die Kosten im geplanten Rahmen, oder nah an der Überschreitung oder überschritten sind. Für das Dashboard wird daraus ein Balkendiagramm erstellt.
RACI Verantwortlichkeiten zuweisen
Mein Lieblingsblatt!
Es nimmt viel Stress aus dem Projekt. Diese Matrix ist selbst in teurer Projektsoftware oft nicht vorhanden, aber für Galvanoprojekte unverzichtbar.
Eigentlich ganz einfach geht aber häufig im Projektalltag unter: die Zuweisung von Verantwortlichkeiten. Häufig gibt es im Meeting die Frage „Wer macht das?“ und dann wird ein Name notiert. Faktisch prüft dann der Projektmanager wieder ob die Aufgabe erledigt wurde. Mit dem Tabellenblatt RACI wird es nicht nur eleganter auch wesentlich effizienter.
Hier wird festgelegt / aufgeführt:
R = Responsible: Wer ist für die Durchführung der Aufgabe verantwortlich
A =Accountable: Wer prüft + entscheidet, ob die Aufgabe durchgeführt wurde?
C = Consulted: Wer berät bei der Aufgabe? Interne oder externe Fachspezialisten
I = Informed : Wer wird über das Ergebnis informiert?
Das entlastet den Projektmanager gewaltig. Es gibt nur noch die Information über das Ergebnis. Zusätzlich werden die Mailboxen der Projektbeteiligten nicht mehr verstopft. Das sind 2 Stunden, die dem gesamten Team mehr Ruhe bringen.
Risikoeinschätzung
Risiko
Auch das kleinste Projekt birgt Risiken, die von der Kostenüberschreitung bis zum totalen Misserfolg gehen können. Für das Projektteam ist es wichtig diese Risiken zu benennen und gemeinsam deren Eintrittswahrscheinlichkeit und möglichen Schaden festzulegen. Durch diese Diskussion wird häufig schon für alle Beteiligten klar, welche Bedenken / Risiken doch nur einen geringen Risikowert haben und daher vernachlässigt werden können. Für die anderen können Maßnahmen zur Reduzierung / Vermeidung beschlossen werden. Ein Blatt und 1 Stunde Diskussion, die wieder viel Ruhe ins Projekt bringt. Die TOP 5 der Risiken werden für alle sichtbar im Dashboard ausgewiesen.
betroffene Arbeitsbereiche
Frühzeitig Blockaden verhindern
Ja es geht um Technik im Projekt und das Projektteam besteht auch meist aus technischen Fachspezialisten. Aber es sind die Menschen, die das technische Projekt in den Betriebsalltag integrieren müssen. Daher ist es sinnvoll im Projektteam einmal 1 Stunde zu überlegen welche Bereiche wir stark vom Projekt betroffen sind. Auch ob es eine positive oder negative Auswirkung hat. Im Anschluß können Maßnahmen geplant werden die negativen Auswirkungen abzufedern und die positiven zu verstärken.
Kommunikation
Kommunikation ist die schärfte Waffe des Projektmanagers
Je mehr Leute ein Interesse an dem Projekt haben, je dringender ist die Planung der Kommunikation. Die häufig praktizierte Form der Kommunikation ist „Das Projektteam informiert, wenn es etwas wichtiges gibt.“ Leider führt das zu einer Reihe von Nachfragen, die natürlich immer zur unrechten Zeit kommen.
Besser ist es mit dem Projekt gemeinsam zu überlegen:
Wer hat ein berechtigtes Interesse am Projekt? Es gibt nicht nur interne Stakeholder sondern auch externe wie Behörden. Die Diskussion welche Erwartungen dieser Mensch an das Projekt hat, wie die Einstellung zum Projekt ist, wie groß der Einfluß auf den Projekterfolg ist und wie hoch das Konfliktpotenzial ist, runden das Bild ab.
Auf dieser Basis wird dann vom Projektteam festgelegt: Wer über was von wem wie in welchem Intervall informiert wird.
